Wkrótce
Kalendarz terapeuty online dla gabinetu psychologicznego
Znaczna część dnia potrafi upłynąć na odpisywaniu na wiadomości dotyczące terminów wizyt. Wieczorem dzwoni telefon z pytaniem o wolny termin, w sobotę ktoś prosi o przełożenie sesji, a od czasu do czasu zdarza się, że dwie osoby zostają umówione na tę samą godzinę. Organizowanie grafiku zaczyna zajmować coraz więcej czasu i wymaga ciągłego pilnowania kalendarza.
Publiczna strona rezerwacji w systemie Zaufany Psycholog, widok na telefonie. Na górze zdjęcie specjalistki jako kółko z inicjałami, imię, tytuł zawodowy i znacznik wizyt online. Niżej lista usług z cenami i czasem trwania, wybrana konsultacja indywidualna. Pod nią wybór dnia i kafelki wolnych godzin, zaznaczona godzina 11:30, jedna godzina zajęta. Na dole przycisk przejścia do danych kontaktowych oraz informacja, że rezerwacja nie wymaga zakładania konta.
Kalendarz terapeuty został stworzony po to, aby zdjąć z Ciebie ten obowiązek. Pacjent sam wybiera spośród dostępnych terminów, system automatycznie potwierdza rezerwację, wysyła przypomnienia o wizycie i dba o to, aby harmonogram pozostał spójny i nie dochodziło do nakładających się spotkań.
Zaufany Psycholog to system rezerwacji zaprojektowany z myślą o codziennej pracy psychologów i psychoterapeutów. Powstał z uwzględnieniem specyfiki prowadzenia gabinetu oraz sposobu, w jaki terapeuci organizują swoją pracę. To nie jest uniwersalny kalendarz stworzony dla różnych branż, do którego później dodano funkcje dla psychologów. Od początku został zaprojektowany tak, aby odpowiadać na potrzeby gabinetów psychologicznych i psychoterapeutycznych.
Czym różni się kalendarz terapeuty od zwykłego kalendarza online
Kalendarz czy Arkusz Google pomagają zaplanować wizyty, ale nie są narzędziem do ich obsługi. Nie przyjmują rezerwacji, nie wysyłają przypomnień i nie pilnują, żeby kalendarz nie zawierał konfliktów. Nasze narzędzie automatyzuje cały proces, a wszystkie wizyty nadal synchronizują się z Kalendarzem Google.
To jednak nie jedyna różnica. Już sama informacja o umówieniu wizyty u psychologa jest daną o zdrowiu. Dlatego komunikacja z pacjentem została zaprojektowana tak, aby chronić jego prywatność i nie ujawniać celu wizyty osobom postronnym.
Jeden przejrzysty kalendarz wizyt dla całego zespołu
Zarządzanie wizytami zaczyna się od jednego kalendarza. W jednym miejscu widzisz grafik wszystkich specjalistów i wszystkich lokalizacji. Jeśli wolisz pracować na liście, możesz przełączyć widok jednym kliknięciem, a w razie potrzeby wyświetlić tylko wybraną osobę lub gabinet.
Nie trzeba porównywać kilku kalendarzy ani prowadzić kolejnych arkuszy, gdy zespół się powiększa. Wszystko działa w jednym systemie, a obsługa jest na tyle intuicyjna, że nowa osoba w recepcji bez problemu odnajdzie się już pierwszego dnia.
Panel gabinetu psychologicznego, widok tygodnia. Menu boczne systemu: Pulpit, Kalendarz, Rezerwacje, Pierwsze wdrożenie, a w grupie Gabinet: Specjaliści, Lokalizacje, Raporty, Historia zmian. W grupie Automatyzacja: Eksporty, Powiadomienia SMS, Maile do klientów, Maile do gabinetu, Widget rezerwacji, Dane i RODO. W grupie Pomoc: Dokumentacja i Kontakt. W siatce godzin widoczne wizyty czterech specjalistów, każdy w swoim kolorze. Wizyty online oznaczone zielonym paskiem, jedna wizyta czeka na płatność, jeden termin jest wolny, niedziela zamknięta.
Harmonogram pracy ustawiasz blokami: dni, godziny przyjęć i miejsce. Jedna osoba może przyjmować rano w jednym punkcie, a po południu w drugim, i system sam doliczy czas dojazdu, więc nie zaproponuje terminu, na który nie da się zdążyć. Po każdej sesji pilnuje przerwy, ustawionej dla całego gabinetu albo osobno dla konkretnej osoby.
- Nieobecności i dni wolne - urlop jednej osoby albo całej praktyki znika z propozycji dla pacjentów.
- Blokady czasu - superwizja, spotkanie zespołu albo przerwa wyłączają konkretne godziny.
- Reguły rezerwacji - decydujesz, jak wcześnie przed sesją i jak daleko w przód można rezerwować terminy oraz do kiedy pacjent może odwołać samodzielnie wizytę. To usprawnia planowanie wizyt i ogranicza telefony w ostatniej chwili.
- Ostrzeżenie przy kolizji - kiedy dopisujesz wizytę ręcznie na zajętą godzinę, system automatycznie o tym informuje. Decyzja zostaje po Twojej stronie, a ryzyko pomyłek spada.
- Historia zmian z cofaniem - widać, kto i kiedy co zmienił, a jedno kliknięcie przywraca stan sprzed pomyłki.
Rezerwacja wizyt online, czyli pacjent wybiera termin sam
Każdy specjalista ma własną stronę rezerwacji pod własnym adresem. Możesz ją wysłać w wiadomości, wkleić w wizytówce Google albo w podpisie maila. Rezerwacja to trzy kroki: usługa, termin, dane kontaktowe. Bez zakładania konta, bez hasła i bez instalowania aplikacji mobilnej, bo wszystko dzieje się w przeglądarce telefonu.
Dostępne terminy widać od razu, razem z najbliższą wolną godziną, więc pacjent od pierwszej sekundy wie, jak szybko się umówi. Listę specjalistów można zawęzić do formy spotkania, miejsca, usługi albo języka, a przy każdej osobie jest zdjęcie.
Po rezerwacji pacjent dostaje w mailu własny link. Pod nim sprawdzi szczegóły wizyty, potwierdzi obecność, odwoła spotkanie albo zgłosi zmianę terminu. Kiedy to zrobi, dostajesz wiadomość, a zwolniona godzina od razu wraca do puli dostępnych terminów.
Przypomnienia SMS i potwierdzanie obecności
Nieobecność bez uprzedzenia to strata dla gabinetu. Automatyczne przypomnienia SMS i e-mail pomagają jej zapobiegać, a pacjent może od razu potwierdzić wizytę lub poinformować, że nie dotrze. Dzięki temu zwolniony termin można wykorzystać ponownie.
Sam decydujesz, które wiadomości mają być wysyłane, i możesz dostosować ich treść do swojego gabinetu. SMS-y są wysyłane z nazwą gabinetu jako nadawcą, a system pokazuje długość i koszt wiadomości jeszcze przed wysyłką.
Niepotwierdzone wizyty na kolejny dzień są zebrane w jednym miejscu, a codzienne i tygodniowe podsumowania pomagają kontrolować grafik. Do potwierdzenia wizyty dołączany jest także plik, który jednym kliknięciem dodaje spotkanie do kalendarza Google, Apple lub Outlooka.
Wiadomość potwierdzająca rezerwację w oprawie gabinetu. Nadawca: Gabinet Nurt. Temat: Potwierdzenie rezerwacji wizyty. W treści: powitanie po imieniu, potwierdzenie wizyty u specjalistki, termin z datą i godziną, adres gabinetu z piętrem oraz przycisk do zmiany lub odwołania wizyty. Nazwa usługi w wiadomości brzmi Konsultacja, mimo że w panelu gabinetu ta sama pozycja nazywa się diagnoza ADHD u dziecka.
Płatności i pieniądze wprost na Twoje konto
Bramka płatności jest podpięta na koncie gabinetu, więc masz pełną kontrolę nad tym, co dzieje się z pieniędzmi. Nie pośredniczymy w przelewach i nie bierzemy prowizji od wizyt, więc pieniądze pacjenta idą prosto do Ciebie. Opłacona rezerwacja oznacza się automatycznie, a przy każdej wizycie widać status: opłacona, oczekuje albo zwrócona, z sumami kwot pod tabelą. Dla spotkań stacjonarnych możesz zostawić płatność na miejscu.
Tytuł przelewu pozostaje neutralny. Wyciąg bankowy może być przechowywany przez lata i często trafia w ręce innych osób, dlatego nie powinien zawierać informacji, które ujawniają cel wizyty ani korzystanie z pomocy psychologa.
Bezpieczeństwo danych pacjentów i RODO
Do umówienia wizyty nie są potrzebne informacje o objawach ani powodzie spotkania, dlatego system o nie nie pyta. Lista usług jest zamknięta, a pozycje, które mogłyby ujawniać rozpoznanie, mają neutralną nazwę widoczną dla pacjenta. W panelu gabinetu nadal widzisz pełną nazwę usługi. Prywatność chronimy również od strony organizacyjnej i technicznej:
Okno dodawania usługi specjaliście. Lista rozwijana z grupami Konsultacje, Terapia i Diagnoza. Zaznaczona pozycja diagnoza ADHD u dziecka. Pod listą podpowiedź: w panelu zostaje pełna nazwa, a pacjent w wiadomościach, w kalendarzu i na wyciągu bankowym zobaczy nazwę Konsultacja. Niżej pola ceny i czasu trwania oraz przyciski Dodaj usługę i Anuluj.
- Ty jesteś administratorem danych, my podmiotem przetwarzającym, a umowę powierzenia podpisujemy przy zakładaniu konta.
- Dane każdego gabinetu są od siebie odseparowane, a operator platformy nie ma dostępu do danych pacjentów.
- Specjaliści widzą wyłącznie własne wizyty, a powiadomienia nie muszą zawierać imienia pacjenta.
- Po wybranym czasie zakończone wizyty mogą zostać zanonimizowane, a wnioski o dostęp do danych lub ich usunięcie obsłużysz z poziomu panelu.
- System prowadzi rejestr dostępu do danych osobowych i eksportów.
Świadomie nie prowadzimy elektronicznej dokumentacji medycznej. Nie ma tu miejsca na notatki z sesji ani karty pacjenta , to narzędzie do zarządzania terminami i rozliczeniami. Przy wizycie znajdziesz jedynie pole na krótką uwagę organizacyjną, na przykład dotyczącą faktury lub dojazdu, która nigdy nie jest przekazywana pacjentowi.
Kalendarz dla psychologa na Twojej stronie
Rezerwację online możesz umieścić bezpośrednio na stronie gabinetu, bez przekierowywania pacjenta do zewnętrznego serwisu. Wystarczy wkleić jeden fragment kodu, a na WordPressie skorzystać z gotowej wtyczki i bloku. Wygląd widgetu dopasujesz do swojej strony, a jego działanie nie będzie kolidować z motywem ani pozostałymi elementami witryny.
System może także przekazywać informacje o dokonanych rezerwacjach do Twojej analityki. Dzięki temu sprawdzisz, które kampanie reklamowe rzeczywiście przynoszą umówione wizyty, a nie tylko kliknięcia.
Przykładowa strona gabinetu psychologicznego z osadzonym widgetem rezerwacji. Po lewej stronie nagłówek Umów wizytę i akapit o zespole. Po prawej widget w kolorach tego gabinetu, czyli w zieleni, a nie w kolorach systemu. W widgecie wybór usługi, kafelki wolnych godzin, zaznaczona godzina 11:30 i przycisk rezerwacji. Na dole widgetu informacja, że rezerwację obsługuje Zaufany Psycholog.
Raporty, czyli co widać po miesiącu
Raporty pokazują nie tylko liczbę wizyt, ale też kondycję całego grafiku. Sprawdzasz obłożenie, przychód z podziałem na osoby i status płatności, a także koszt nieobecności w złotówkach. Widzisz również poziom potwierdzeń, udział nowych i powracających pacjentów oraz źródła rezerwacji.
Ekran Raporty w systemie rezerwacji. Trzy wskaźniki na górze: obłożenie grafiku 78 procent, przychód opłacony 24 180 złotych przy 3 240 złotych oczekujących oraz nieobecności pacjentów, czyli sześć wizyt i 1 080 złotych, które przepadły. Niżej wykres słupkowy liczby wizyt w kolejnych sześciu miesiącach oraz zestawienie przychodu według specjalistów. Na dole informacja, że wszystkie dane można pobrać w pliku.
Wszystkie dane możesz pobrać w jedenastu gotowych zestawach plików otwieranych w Excelu i Arkuszach Google. Nawet jeśli kiedyś zdecydujesz się zmienić narzędzie, dane pozostają Twoje.
Wdrożenie bez przestoju w pracy
Konto zakładamy my. Ekran pierwszego wdrożenia prowadzi przez dziewięć punktów i sam odhacza to, co już zrobione, licząc stan z tego, co realnie jest w systemie. Dane specjalistów, usług, miejsc przyjęć i grafiku wgrywamy z Twojego arkusza, czterema plikami, zawsze z podglądem przed zapisem i z możliwością cofnięcia całości jednym kliknięciem. Panel ma wbudowany przewodnik z wyszukiwarką, a zgłoszenie wysłane z systemu dostaje numer, więc widzisz jego stan. Całe wdrożenie sprowadza się do jednego popołudnia, a nie do tygodnia nauki obsługi.
Najczęstsze pytania
Czy pacjenci mogą sami umawiać się na wizyty?
Tak, na tym polega rezerwacja online. Pacjent wchodzi na stronę rezerwacji albo na widget na Twojej stronie, wybiera usługę i wolny termin z listy, zostawia kontakt i dostaje potwierdzenie.
Czy przypomnienia mogą mieć zamiast numeru telefonu nazwę mojej firmy?
Tak. Nazwę nadawcy zgłasza się u operatora SMS i po zatwierdzeniu pojawia się ona zamiast numeru.
Czy SMS-y są dodatkowo płatne?
Tak, kupujesz je u operatora SMS na swoich warunkach.
Czy kalendarz terapeutyczny jest bezpieczny?
Połączenie idzie po HTTPS, klucze do integracji leżą w bazie zaszyfrowane, a dane praktyk są od siebie odizolowane. System przeszedł pełny przegląd bezpieczeństwa, a zalecenia z niego zostały wdrożone i są sprawdzane testami przy każdej zmianie kodu. Bezpieczeństwo danych pacjentów traktujemy jak wymóg, nie jak dodatek.
Czy mogę połączyć rezerwacje ze swoją stroną internetową?
Tak, na dwa sposoby. Wklejasz jeden kod na dowolnej stronie z obsługą HTML i JavaScript albo instalujesz wtyczkę na WordPressie i wstawiasz blok w edytorze. Wymagania wtyczki to WordPress 5.8 i PHP 7.4 lub nowsze.
Co się stanie, jeśli zrezygnuję?
Zabierasz wszystko, co wprowadziłeś. Wszystkie zestawy danych pobierzesz do plików w Excelu i w Arkuszach Google, a eksport pozostaje dostępny także wtedy, gdy konto przestaje działać.
Zobacz, jak to wygląda od strony pacjenta
Najszybciej ocenisz to sam. Otwórz przykładową stronę rezerwacji i przejdź ścieżkę, którą przechodzi osoba umawiająca się do Ciebie. Jeśli chcesz zobaczyć panel na swoim przykładzie, umów krótką rozmowę. Trwa 20 minut, jest bez zobowiązań, a konto zakładamy razem z wgraniem Twoich danych z arkusza.